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Stagiaires d'entreprise : une réglementation bien précise

Stagiaires d'entreprise : une réglementation bien précise Publié le 03 Juillet 2018 par Fiches pratiques architectureFiches pratiques arts-graphiquesFiches pratiques photographieFiches pratiques imprimerieFiches pratiques communicationFiches pratiques événementielFiches pratiques audiovisuelFiches pratiques multimediaFiches pratiques marketingFiches pratiques mediaFiches pratiques juridique

L’emploi de stagiaire obéit à des règles strictes qui non respectées, peuvent avoir des conséquences lourdes tant fiscales que sociales. Nous rappelons ci-dessous les règles d’emploi des stagiaires.

1 - Une convention de stage est obligatoire

Tout stage doit faire l'objet d'une convention tripartite. L'obligation d'établir une convention s'applique à toutes les entreprises du secteur privé à but lucratif ou non lucratif. Quant au stagiaire, il peut s'agir d'un élève d'un établissement d'enseignement technique ou secondaire ou d'un étudiant préparant un diplôme de l'enseignement supérieur.

2 - Signature de la convention de stage

La convention de stage est élaborée à partir d'une convention-type établie par l'établissement d'enseignement. Elle doit ensuite être signée par l'entreprise, le stagiaire et l'établissement. Plusieurs mentions sont obligatoires :

  • les dates de début et de fin de stage,
  • la durée hebdomadaire maximale de présence
  • le montant de la gratification allouée au stagiaire

3 - Le stage doit être intégré à un cursus pédagogique

Les stages conclus depuis le 1er septembre 2010 doivent s'intégrer à un cursus pédagogique et répondre à une double condition. Cette intégration nécessite en effet :

  • que la finalité et les modalités du stage soient définies dans l'organisation de la formation,
  • que le stage fasse l'objet d'une « restitution » de la part de l'étudiant, évaluée par son établissement d'enseignement.

4 - Une gratification minimale parfois obligatoire

Si votre stagiaire effectue, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, un stage qui dépasse 2 mois, consécutifs ou non, vous devez nécessairement lui verser une gratification, qui n'est pas assimilée à du salaire.

La durée du stage s'apprécie en tenant compte de la convention de stage et de ses éventuels avenants. Sachant qu'un stagiaire ne peut pas effectuer, par année d'enseignement, plus de 6 mois de stage dans une même entreprise. Cette durée se calcule en durée calendaire. Par ailleurs, la durée de présence du stagiaire ne peut dépasser la durée légale ou conventionnelle de travail en vigueur dans votre entreprise.

Pour éviter que deux stagiaires, ayant chacun signé une convention de stage, se succèdent immédiatement sur un même poste, la loi impose aux employeurs de respecter un délai de carence avant l'arrivée du nouveau stagiaire, fixé au tiers de la durée du stage précédent.

5 - Gratification minimale pour les stages dépassant 2 mois

Le montant minimal de la gratification est actuellement fixé par décret à 15% du plafond horaire de la Sécurité Sociale, soit 3,60 euros par heure de stage depuis le 1er septembre 2015, dans l'hypothèse où la durée de présence du stagiaire correspond à la durée légale du travail. 

La gratification est due à compter du 1er jour de stage et doit être versée chaque mois, et non à l'issue du stage. À noter que si la durée initiale du stage ne dépasse pas 2 mois, mais que ce stage est ensuite prolongé au-delà de 2 mois, vous devez verser les gratifications que le stagiaire aurait dû alors percevoir dès le 1er mois en une seule fois dès la fin du 2e mois.

6 - Les jobs d'été

Si vous souhaitez faire appel à un jeune pour faire face à une tâche régulière correspondant à un poste de travail ou pour remplacer un salarié, vous ne pouvez pas employer un stagiaire. Vous pouvez, en revanche, recourir aux jobs d'été. Votre jeune recrue doit alors signer un CDD précisant notamment la raison exacte de son engagement. Une rémunération en principe au moins égale au Smic doit être versée. Elle doit en outre être identique à celle que percevrait dans votre entreprise un salarié en CDI.

7 - La gratification est exonérée des charges sociales

Vous bénéficiez, sur la gratification versée au stagiaire, d'une franchise de charges sociales. Ainsi, les sommes versées aux stagiaires ne sont pas assujetties aux cotisations et contributions sociales dans la limite de 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale, c'est-à-dire 554,40 € par mois si le stagiaire travaille 35 heures par semaine. Lorsque la gratification mensuelle du stagiaire est inférieure ou égale à 554,40 €, aucune cotisation sociale n'est donc due. Si la gratification est supérieure à cette somme, des cotisations sociales sont dues sur le différentiel entre le montant de la gratification et 554,40 €.




Eric Hainaut
Expert-Comptable et Commissaire aux Comptes
Spécialiste des métiers de la création et de la communication


Retrouvez notre fiche complète et téléchargeable sur Com'Com : Stagiaires d’entreprise : comment respecter la réglementation ?


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