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Optimiser les retombées de votre présence sur un salon professionnel

Optimiser les retombées de votre présence sur un salon professionnel
Publié le 27 Avril 2016 par
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Le salon est un outil de communication unique qui permet des prises de contact concrètes mais également un moyen de se faire connaître et de prospecter de nouveaux marchés. Que vous ayez l'intention de simplement visiter un salon ou de tenir un stand, il est primordial de préparer votre présence pour en tirer les meilleurs bénéfices.

Bepub vous rappelle ici les principaux points à prendre en compte.

Comment choisir son salon ?

La France est l'un des pays où l'on organise le plus de salons professionnels. Face à cette offre importante, il est parfois difficile de faire son choix. Pourtant, le choix d’un salon adapté aura une influence considérable sur votre réussite. Posez-vous les bonnes questions :

  • "À quel public souhaitez-vous vous adresser ?",
  • "À quels salons se rend-il ?".
  • "Quel est le salon le plus pertinent pour toucher mes prospects?"
Renseignez-vous sur le nombre de visiteurs du salon auquel vous souhaitez participer, son accès (facile ou non), ses dates, s'il existe des salons concurrents aux mêmes dates, etc...

Pensez également à lister vos objectifs et à les hiérarchiser : Que souhaitez vous faire sur ce salon ? Vendre ? Prospecter ? Fidéliser votre clientèle ? Trouver de nouveaux partenaires ? Lancer un nouveau produit ?

Une fois que vous aurez répondu à toutes ces questions, il vous sera plus facile de choisir parmi les différents types de salons existants (foires, salons thématiques, salons spécialisés, etc.).

Objectif 1 : La simple visite sur le salon

Avant toute participation en tant qu'exposant, il est important de visiter les salons qui vous intéressent. La visite permet d'observer leur déroulement et de vous faire une idée des contacts générés. Cette démarche ne se prend pas non plus à la légère, il faut être méthodique. Il est impossible de visiter chaque stand d'un salon sans y passer toute la journée, d'autant plus que tous ne vont pas vous intéresser.

Consultez donc le catalogue du salon avant de vous y rendre afin de choisir les stands qui vous intéressent le plus. Voyagez léger. Ne vous munissez d'aucun sac. Vous en recevrez un à l'entrée. Prévoyez juste quelques cartes de visite et un dossier de présentation de votre activité.

Objectif 2 : La participation au salon

La participation à un salon est une démarche qui s'insère entièrement dans la stratégie de communication de votre entreprise. Elle est donc à préparer avec soin et en corrélation avec les différents services concernés. Un salon commence à se préparer très tôt, généralement jusqu'à un an avant sa date d'ouverture.

Plusieurs éléments sont à prendre en compte : le thème du salon, le stand (emplacement, type de stand, conception...), les coûts, les objectifs, le personnel nécessaire sur place (sa formation éventuelle), les retombées escomptées, les documents à éditer, les produits à exposer, etc. Il est nécessaire d'établir un planning détaillé qui vous permettra de définir les différentes étapes à réaliser jusqu'à la date du salon.

Au cours de ces mois de préparation, il vous faudra aussi définir précisément la forme de votre représentation. Vous devrez tout d'abord sélectionner avec soin l'emplacement de votre stand (évitez les colonnes, les allées sans issues, les espaces sombres, etc.). Repérez les lieux stratégiques et agissez vite. À ce jeu, les plus réactifs sont souvent les premiers servis. Pensez également à toujours vérifier que vous disposez de tous les branchements nécessaires (courant, internet, etc).

Exemple de notre stand bepub sur le Satis 2015 à Paris
Exemple de notre stand bepub sur le Satis 2015 à Paris
Définissez ensuite votre espace d'exposition (conception du stand, sélection des produits à présenter...) en conservant toujours en tête que votre stand doit être une invitation à la rencontre. Dans cette optique, la présence d'un bar, de tabourets ou d'hôtesses souriantes et toujours un plus.

Veillez également à ce que votre marque et votre activité soient rapidement et clairement identifiables. Privilégiez les accroches visuelles, les messages simples et courts plutôt que des affiches au long discours.

L'avant-salon : Comment se préparer ?

Invitez tous vos contacts (clients, prospects, concurrents, fournisseurs, journalistes...) à vous rendre visite sur votre stand. Vous pouvez profiter de l'occasion pour dévoiler un nouveau produit, lancer une offre spéciale ou un jeu concours.

Vous devez créer l'événement dans l'événement et le faire savoir !

Le salon est l'occasion de prendre soin de vos différentes cibles (en offrant une invitation, un petit cadeau, une coupe de champagne...) et d'afficher votre dynamisme et votre proximité. Préparez soigneusement l'envoi de vos invitations et des éventuelles relances. Cette étape est primordiale dans la réussite de votre participation à un salon.

Le jour J !

Privilégiez l'écoute et le dialogue. Prenez le temps d'écouter les besoins et motivations du visiteur avant de vous lancer dans vos démonstrations. Veillez à maîtriser parfaitement votre argumentaire. Dans le cas de produits techniques, il est déconseillé de faire appel à des hôtesses. Le visiteur s'en ira s'il n'est pas satisfait des explications qu'on lui fournit.

Accueil de l'équipe bepub sur le salon Graphitec 2015 à Paris
Accueil de l'équipe bepub sur le salon Graphitec 2015 à Paris
Prévoyez également une fiche détaillant le téléphone, l'entreprise, la fonction, les points d'intérêts, etc, de chaque visiteur. À cet effet, certains organisateurs de salons proposent désormais à leurs exposants de récolter ces informations en scannant directement les badges des visiteurs.

Veillez également à laisser une documentation de votre entreprise à chacun. Le mieux étant bien entendu de la donner de main à main.

L'après le salon : Que faut-il faire ?

Veillez à établir rapidement un bilan de votre participation en évaluant la qualité et le nombre de contacts générés. Ne laissez pas vos visiteurs sans nouvelle. La réactivité est ici de mise. Le suivi est un moyen stratégique pour garder le contact avec vos visiteurs. Il est donc bienvenu d'envoyer, dans la semaine qui suit, de la documentation correspondant aux attentes respectives ainsi que des remerciements aux visiteurs du stand pour leur passage. Il est également nécessaire de faire suite au plus vite aux demandes recueillies sur le salon.

Le suivi permet de se donner l'opportunité d'avoir de nouveaux clients et de fidéliser ses propres clients. C'est également l'occasion de véhiculer l'image d'une entreprise réactive et à l'écoute de ses clients.

Quel budget prévoir pour un salon ?

Préparer un salon nécessite un coût qu'il faut prévoir à l'avance. Dans le budget, il faut compter :

  • les frais d'exposition (location du stand, inscription au catalogue des exposants, frais d'inscriptions et badges),

  • les frais d'aménagement (cloisons, mobilier, décoration, éclairage, branchement d'eau, montage et démontage, téléphone et fax, frais de nettoyage du stand),

  • les frais de communication (invitations gratuites, mailings, brochures et plaquettes, échantillons et matériels de promotion, réceptions),

  • les frais liés aux produits (emballage, transport, assurance),

  • les frais de personnel (transport, hébergement, nourriture, interprètes) , etc...

Les assurances

Afin d'être couvert, renseignez-vous sur l'assurance souscrite par le comité organisateur du salon. Prenez également contact avec votre assureur en cas d'accident sur le stand avec responsabilité de l'exposant. Faites évaluer le montant de votre stand ainsi que des produits exposés, il doit être mentionné dans les conditions particulières du contrat d'assurance multirisque de votre entreprise ou de l'organisateur du salon. Elle est également nécessaire en cas de casse lors du montage ou du démontage des machines exposées.

Enfin, n'oubliez pas de déclarer à votre assureur et aux organismes sociaux concernés le personnel occasionnel que vous engagerez pour la circonstance.

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